En los momentos en los que la sobrecarga de tareas y proyectos nos supera, emprendemos una carrera contra el reloj. Dominados por el estrés y por la sensación de que no tenemos tiempo suficiente para todo, lo que hacemos es incrementar la marcha, correr para llegar antes o terminar más rápido. Pero gestionar el tiempo de manera efectiva implica respetar los procesos y los tiempos necesarios para hacer las cosas de manera correcta.
Y es que una de las claves para gestionar nuestro tiempo es, precisamente, ser conscientes del tiempo que cada cosa requiere. La otra, no menos importante, es recordar su valor. Pues el tiempo es nuestro recurso más preciado. Como dijo Ralph Waldo Emerson, el tiempo es el tejido del que están hechos nuestros sueños. Necesitamos el tiempo para avanzar hacia nuestras metas. Y de nuestra efectividad para gestionar el tiempo va a depender, en gran medida, la realización de nuestros deseos y aspiraciones.
¿Qué significa gestionar el tiempo?
El tiempo en sí mismo no es algo que podamos controlar o modificar. No podemos detener el tiempo a nuestra voluntad, ni tampoco estirarlo. Por lo tanto, la “gestión” del tiempo es nuestra capacidad de organización del tiempo empleado en actividades concretas, especialmente para aumentar la efectividad y disminuir la incómoda sensación de falta de tiempo.
La efectividad se refiere a la capacidad de lograr los resultados deseados o alcanzar los objetivos establecidos. En otras palabras, se trata de hacer las cosas correctas para obtener los resultados deseados. Ser efectivo implica enfocarse en las actividades que realmente importan y que contribuyen al logro de un objetivo, independientemente de si se utilizan muchos o pocos recursos, entre los que se incluye el tiempo.
Una gestión efectiva del tiempo implica dos aspectos clave: planificación y atención consciente. Veamos por qué nos cuesta tanto gestionar nuestro tiempo y de qué manera podemos, poniendo en práctica la planificación y ejercitando nuestra atención, ser más efectivos y abrazar una vida más plena y satisfactoria.
¿Por qué nos cuesta gestionar de manera efectiva nuestro tiempo?
La causa más común por la que nos cuesta gestionar nuestro tiempo es la falta de planificación. Cuando no estimamos bien el tiempo de una actividad y no somos realistas a la hora de calcularlo, nos sobrecargamos de tareas.
Por otro lado, no gestionamos bien el tiempo cuando queremos hacer demasiadas cosas a la vez, lo cual no solo va a dificultar la administración de nuestro tiempo, sino que va resultar en tareas mal realizadas, y en situaciones de estrés y de bloqueo mental que van a entorpecer nuestra actividad, tanto en el ámbito laboral como en cualquier otro.
Equilibrio entre productividad y efectividad
Encontrar el equilibrio entre productividad y efectividad nos va a permitir tomar las riendas de la situación sin descuidar la calidad de lo que sea que queramos llevar a cabo. La clave está en saber lo que necesitamos y en conocer el tiempo que cada tarea o fase va a requerir para que cumpla su propósito, es decir, en saber planificar.
A la hora de planificar, debemos ser cuidadosos y realistas, asignar a nuestras acciones y proyectos la duración prevista en base a experiencias previas.
La importancia de una buena planificación
Una buena planificación nos va a ayudar a encontrar el equilibrio entre productividad y efectividad. En todo proyecto o trabajo, habrá tareas a las que haya que dedicar mayores espacios, pero también hay otras que se pueden agilizar.
Veamos algunas estrategias para lograrlo:
Establecer metas claras
¿Sabes lo que quieres lograr? Es básico ser capaces de respondernos a esta pregunta porque definir nuestros propósitos personales y profesionales es lo que nos ayudará a priorizar nuestras tareas y actividades.
Organizar según prioridades
Dedicar tiempo a la planificación no es tiempo perdido. Dedicar un tiempo al día o a la semana para ordenar nuestras actividades según importancia y urgencia nos va ayudar a liberarnos de cargas mentales innecesarias que pueden estar bloqueando nuestra atención.
Priorizar las tareas y establecer plazos realistas nos permite evitar la sobrecarga y el estrés de última hora. Organizarnos adecuadamente nos ayuda a distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes.
Utilizar herramientas de gestión del tiempo
Considerar el uso de aplicaciones y herramientas de gestión del tiempo nos va ayudar. Un calendario bien estructurado es una herramienta esencial. Las listas de tareas, aunque tengan sus detractores, ayudan a mantener el foco en lo que realmente importa. Crea una lista de tareas diaria o, si lo prefieres, hazla semanalmente. Anota las actividades que debes realizar y asigna un plazo para cada una.
Pasar a la acción
Una vez establecidas las prioridades, es hora de pasar a la acción. Una buena práctica para evitar la procrastinación es dividir las tareas en pasos más pequeños y manejables. Esto hace que la tarea sea menos intimidante. Al comprobar avances progresivos, vamos abandonando también la abrumación y los bloqueos.
Evitar distracciones y no dejar tareas a medias nos va ayudar a liberar nuestros pensamientos. Muchas veces, vamos acumulando tareas sin terminar, que asaltan constantemente nuestra mente.
Soltar antes de coger
Otro aspecto a considerar para hacer un uso efectivo de nuestro tiempo es preguntarnos que actividades podemos abandonar. Debemos tratar de liberar tiempo, soltar actividades antes de asumir la realización de otras nuevas.
Si tienes la capacidad de delegar ciertas tareas a otras personas, hazlo. Delegar libera tiempo para que puedas concentrarte en tareas más estratégicas. Aprendamos también a decir no, a rechazar tareas o proyectos que no se alinean con nuestros objetivos o deseos prioritarios.
Atención consciente para ser más efectivos
La planificación es un excelente punto de partida, pero la atención consciente es la clave para darle significado y calidad a nuestras actividades. Demasiado a menudo, caemos en la trampa de realizar tareas en «modo automático», sin prestar atención a lo que estamos haciendo. Es importante que evaluemos con atención y revisemos periódicamente la gestión que hacemos del tiempo para ir ajustando y mejorando.
Por último, pongamos también atención en nuestro bienestar. Para ser efectivos, debemos mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Descansar, hacer ejercicio y mantener una alimentación saludable nos proporcionará la energía necesaria para estar más concentrados y más enérgicos. Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal nos va a permitir estar más presentes y, por lo tanto, disfrutar más en todos los ámbitos de nuestra experiencia vital.
Riesgos derivados de una mala gestión del tiempo
Gestionar el tiempo de manera deficiente acarrea una serie de consecuencias negativas que afectan a todos los ámbitos de nuestra vida.
Cuando no planificamos adecuadamente las tareas, las fechas límite se acumulan y se producen situaciones de presión constante. Esto puede llevar a altos niveles de estrés y ansiedad, como trastornos del sueño, ansiedad generalizada y a debilitar nuestro sistema inmunológico.
Por lo tanto, la calidad de nuestro trabajo puede verse comprometida cuando no conseguimos planificar nuestro tiempo. En el entorno laboral, una mala gestión del tiempo puede crear situaciones estresantes y presión constante. Los plazos incumplidos, la falta de productividad y la desorganización pueden generar un ambiente tóxico en el que los miembros de la empresa nos sintamos frustrados y desmotivados.
El valor del tiempo bien empleado
Si, efectivamente, el tiempo es el tejido con el que están hechos nuestros sueños, el recurso más valioso mediante el que trabajamos en nuestra realización y crecimiento personal y profesional, saber administrar nuestro tiempo tiene un impacto incuestionable en nuestras vidas.
Démosle al tiempo la importancia y el valor que realmente tiene. Aprendamos a planificar y a organizarnos para no perder ninguna oportunidad que se nos presente. Desarrollar nuevas habilidades o participar en proyectos interesantes y expansivos va a depender de cómo administremos el tiempo.
Contacta con nosotros si necesitas que te ayudemos a gestionar tu valioso tiempo, y/o el de tus empleados para que nada frene vuestro crecimiento.
