¿Te piden cubrir un evento urgente con poco margen? Aquí tienes una guía clara y directa para aplicar la PRL desde tu ETT sin perder tiempo ni comprometer la seguridad.

No sería la primera vez que…

Son las cuatro de la tarde, estás cerrando temas del día y te entra una llamada: “Necesitamos doce personas para un evento pasado mañana. Montaje, barras, atención al público, logística. ¿Puedes?”

Y ahí estás tú, desde el área de formación o prevención de una ETT, haciendo malabares entre cuadrar perfiles, responder a tiempo y, sobre todo, asegurarte de que todas las personas estén preparadas antes de incorporarse al puesto de trabajo.

Este artículo está escrito para ti. Porque no tienes tiempo que perder, pero tampoco puedes permitirte no cumplir. 

¿Qué dice la normativa?

En situaciones como esta, la responsabilidad preventiva es compartida. La empresa usuaria conoce el puesto y los riesgos, la ETT gestiona la contratación y la formación, y ambas deben coordinarse para que nada falle.

Lo que dice la normativa refuerza esa lógica: cada parte tiene un papel definido, pero solo funciona si hay colaboración.

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 216/1999, que regula específicamente la actividad de las ETT, establecen lo siguiente:

• La ETT es responsable de que la persona trabajadora reciba formación en PRL, teórica y práctica, antes de incorporarse antes de incorporarse, adaptada al puesto y al entorno real de trabajo.
  
• La parte teórica puede impartirse con medios propios o externos. La parte práctica, cuando corresponde por las características del puesto, puede realizarse en la empresa usuaria, mediante acuerdo por escrito y con el coste a cargo de la ETT.
• La empresa usuaria debe proporcionar a la ETT la información sobre los riesgos del puesto y verificar que el personal cedido llega formado. También es quien debe integrarles en sus medidas de seguridad.
• La vigilancia de la salud también corresponde a la ETT, lo que implica gestionar los reconocimientos médicos cuando las condiciones del puesto lo requieran.

Qué hacer cuando tu ETT recibe ese encargo urgente…

1. Recoge toda la información y formaliza el contrato

Antes de poder mover ficha, necesitas tener sobre la mesa toda la información que solo la empresa usuaria puede proporcionar:

• El perfil requerido y el tipo de funciones que se van a realizar.
• El lugar exacto de la prestación, y si hay varios espacios o zonas, es importante concretarlo. En eventos puede haber distintas zonas con distintos niveles de riesgo: montajes en altura, espacios con música a alto volumen, zonas con manipulación de alimentos, etc.
• La duración prevista del contrato, jornada, horario y salario acordado.
• La evaluación de riesgos del puesto y las medidas preventivas aplicables.

Con esta base, puedes diseñar la formación preventiva adaptada y proceder a la firma del Contrato de Puesta a Disposición (CPD). En ese documento deben reflejarse todos estos elementos, incluida la formación y quién la impartirá.

Solo con esa información clara y completa podrás avanzar con seguridad, tanto en la contratación como en la planificación preventiva. En paralelo, formaliza los contratos laborales con cada persona trabajadora antes del inicio del trabajo.

2. Revisa tu base de datos de personal

En situaciones como eventos, donde los plazos pueden ser ajustados y los puestos son diversos, una base bien organizada te permite agilizar sin perder seguridad. Te va a permitir identificar rápidamente perfiles con experiencia en entornos similares y que pueden completar la formación específica de forma ágil y eficaz. 

Por ejemplo, si cuentas con profesionales que han trabajado previamente en eventos o atención al público, probablemente ya estén familiarizados con ciertos riesgos propios de ese entorno: aglomeraciones, ruido o tensión ambiental. En logística o montajes, saber quién ha trabajado con anterioridad en tareas físicas o en zonas con circulación de vehículos puede ser clave para organizar bien los tiempos de formación y adaptación.

No olvides verificar que los reconocimientos médicos estén actualizados, especialmente si el trabajo implica riesgos físicos, alturas, esfuerzo, ruido o calor.

3. Activa tu plan exprés de formación teórica

Con los perfiles definidos y el personal seleccionado, toca poner en marcha la formación. En encargos con plazos ajustados y muchos puestos diferentes, la formación online se convierte en tu mejor herramienta para garantizar que todas las personas lleguen preparadas y a tiempo. La formación ha de ser clara y adaptada a los riesgos específicos del puesto y asegurar que cada persona haya entendido lo esencial antes de empezar a trabajar.

Una buena estrategia en este punto es:

• Combinar módulos breves y específicos, adaptados a los riesgos identificados en la evaluación del puesto: caídas, calor, ruido, manipulación de cargas, trato con público, consumo de alcohol en el entorno, etc.
• Utilizar una plataforma que te permita crear formaciones específicas para cada puesto y asignarlas al momento facilita mucho este proceso. Si además puedes combinar módulos breves según los riesgos del servicio, acreditar la formación al instante y automatizar la gestión todo fluye incluso en los encargos más ajustados.

4. Acuerda con la empresa usuaria quién imparte la parte práctica

Además de la formación teórica, el personal debe haber recibido la formación práctica en prevención de riesgos laborales necesaria para el puesto antes de incorporarse. En algunos casos, especialmente cuando el tipo de tarea lo requiere, esta parte puede realizarse en la propia empresa usuaria, antes del inicio del trabajo. La normativa permite esta opción, siempre que exista un acuerdo por escrito entre ambas partes, y con el coste a cargo de la ETT.

En situaciones como un evento, esto es especialmente útil para tareas como por ejemplo montajes con herramientas, manipulación de equipos propios del evento (carros, sistemas eléctricos, iluminación…) o circulación interna por zonas con riesgos particulares o con alto flujo de personas.

5. Coordina la acogida preventiva en el centro de trabajo

Aunque hayas cubierto la formación preventiva general y específica del puesto, una acogida preventiva bien organizada permite que cada persona sepa cómo moverse con seguridad desde el primer momento en el entorno concreto en el que va a trabajar. Esa parte corresponde a la empresa usuaria y evita diferencias de trato con respecto al personal contratado directamente.

En un evento en el que puede haber múltiples espacios, diferentes niveles de riesgo y equipos ajenos al personal, esta acogida podría incluir:

• Un recorrido por el recinto o la zona asignada, señalando espacios de riesgo, accesos, salidas de emergencia, zonas restringidas, etc.
• La entrega de EPIs si corresponde (y si así se ha acordado).
• Protocolos de actuación en caso de emergencia.
• El contacto de referencia en caso de duda o incidente.

Deja constancia documental de la acogida, ya sea mediante una checklist firmada o registro.

6. Sube todo a tu sistema CAE

Coordinarse con la empresa usuaria y tener toda la información accesible es imprescindible. Tu sistema CAE es la herramienta para organizarlo. Asegúrate de subir:

• Diplomas de formación.
• Registros de acogida preventiva.
• Acuerdos sobre formación práctica, si los hay.
• Contratos laborales y CPD completos.
• Registros de entrega de EPIs, si corresponde.

Responder con eficacia en un encargo urgente es el resultado de tener claros los pasos, contar con buenas herramientas y trabajar en coordinación con la empresa usuaria. En prevención, no se trata solo de cumplir con lo que marca la normativa, sino de hacerlo de forma ágil, segura y con garantías para todas las partes. Cuando eso se consigue, lo urgente deja de ser un problema, y tu ETT se convierte, una vez más, en un proveedor de confianza.

Fuentes consultadas:

NTP 919: Coordinación de actividades empresariales (II). INSST; LEY 14/1994, de 1 de junio, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal; LEY 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales; REAL DECRETO 216/1999, de 5 de febrero, sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en el ámbito de las empresas de trabajo temporal.