Muchas pymes tienen dudas sobre si necesitan un plan de emergencias o lo confunden con otros documentos como el plan de prevención o la evaluación de riesgos. La respuesta es que sí, es obligatorio. Y tan importante como tenerlo, es que las personas sepan cómo actuar si ocurre una emergencia.
En este artículo te explicamos qué es, qué debe incluir, qué situaciones debe cubrir, quién puede elaborarlo y en qué se diferencia del plan de autoprotección. Además, te contamos cómo la UNE-EN ISO 22320 puede ayudarte a mejorar tu preparación más allá del mínimo legal.
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¿Qué es un plan de emergencias?
El plan de emergencias es un documento que recoge cómo debe actuar una empresa ante una situación que ponga en peligro la salud o la seguridad de las personas en el lugar de trabajo. Es esencial para saber cómo responder ante situaciones que pueden ir desde un incendio hasta un accidente grave o una emergencia médica.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) lo deja claro en su artículo 20:
Todas las empresas deben analizar posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores.
Además, deben designar al personal encargado de poner en práctica estas medidas, asegurarse de que reciban formación adecuada y comprobar periódicamente que todo funciona correctamente.
Por tanto, el plan de emergencias:
- Es obligatorio para todas las empresas, sin importar el tamaño o sector
- Forma parte de la planificación preventiva
- Debe adaptarse a los riesgos reales del centro de trabajo
- Debe estar implantado, comunicado y actualizado
Dentro del plan deben contemplarse medidas para actuar de forma rápida, ordenada y segura. A continuación, vemos qué tipo de situaciones debe cubrir y qué contenidos debe incluir.
¿Qué tipo de situaciones debe cubrir un plan de emergencias?
No todas las incidencias que pueden ocurrir en el trabajo se consideran emergencias.
Un plan de emergencias debe centrarse en aquellas situaciones que exigen una reacción inmediata, que suponen un riesgo grave para la salud, la integridad de las personas o el entorno, y que requieren de una actuación organizada.
Algunos ejemplos habituales:
- Incendios o explosiones, incluso con amagos
- Fugas de gases o productos peligrosos
- Accidentes graves que requieran evacuación o primeros auxilios urgentes
- Emergencias médicas, como un desmayo, una herida profunda o una parada cardiorrespiratoria
- Amenazas externas, como un intento de robo violento o una intrusión
- Fenómenos naturales extremos, como lluvias torrenciales, una gran nevada o una ola de calor prolongada
- Evacuaciones necesarias, ya sea por causas internas (alarma, fallo eléctrico) o externas (riesgo en el entorno)
¿Qué debe incluir un plan de emergencias?
Una vez identificadas las posibles situaciones de emergencia, la empresa debe contar con un plan claro, adaptado y conocido por todas las personas que trabajan allí. Este documento debe recoger cómo se va a actuar, quién lo hará, con qué medios y en qué condiciones.
A continuación te explicamos qué debe incluir cualquier plan de emergencias bien elaborado:
1. Análisis de situaciones de emergencia previsibles
El plan debe partir de la evaluación de riesgos del centro de trabajo para identificar qué eventos podrían desencadenar una emergencia:
- ¿Existe riesgo de incendio?
- ¿Hay productos inflamables, maquinaria peligrosa o atmósferas explosivas?
- ¿Puede producirse una evacuación por fallo eléctrico o fenómenos meteorológicos?
Este análisis es la base para definir todo lo demás.
2. Actuaciones previstas para cada tipo de emergencia
El plan debe incluir procedimientos claros y breves sobre:
- Qué hacer ante un fuego (detectar, avisar, extinguir si es seguro, evacuar…)
- Cómo evacuar el edificio o la zona afectada
- Cómo actuar ante una emergencia sanitaria o un accidente grave
Estas instrucciones deben estar escritas de forma sencilla, para que cualquier persona sepa qué hacer en una situación de estrés.
3. Personal responsable de la actuación
El plan debe asignar funciones concretas a personas dentro de la empresa:
- Encargados de primeros auxilios
- Responsables de evacuación
- Personas para el uso inicial de extintores o alarmas
Además, estas personas deben tener la formación necesaria, conocer sus funciones y estar identificadas dentro de la organización
4. Medios materiales disponibles
La empresa debe disponer de recursos mínimos para actuar ante una emergencia:
- Extintores en número y ubicación adecuada
- Botiquines accesibles y completos
- Señales visibles y homologadas
- Alumbrado de emergencia, pulsadores de alarma, teléfonos o sistemas de aviso
También se debe indicar quién se encarga de revisar estos medios y con qué frecuencia.
5. Planos y señalización
El plan debe incluir esquemas o planos que muestren:
- Rutas de evacuación
- Salidas de emergencia
- Ubicación de extintores y botiquines
- Puntos de reunión seguros
Toda esta información debe estar también señalizada físicamente en el centro de trabajo, de forma visible y clara.
6. Formación e información al personal
Es fundamental que todo el personal conozca el plan y sepa qué hacer. Esto implica:
- Formar al incorporarse a la empresa
- Refrescar esta información periódicamente
- Hacerlo accesible a personas con necesidades especiales (idioma, comprensión, discapacidad)
7. Simulacros
En general, la normativa no exige simulacros en todas las empresas, pero sí son muy recomendables, especialmente si:
- Hay muchas personas
- El centro tiene varias plantas o accesos
- Existen riesgos técnicos importantes
Si la empresa está obligada a tener un plan de autoprotección (en el que profundizamos más adelante), entonces el simulacro anual es obligatorio.
A veces se piensa que los primeros auxilios son un documento independiente, pero forman parte del plan de emergencias. Y este no está completo si no contempla también los primeros auxilios. Según la ley, toda empresa debe designar personas responsables de primeros auxilios, dotarlas de la formación adecuada, disponer de los medios mínimos (botiquín, guantes, material básico) y establecer instrucciones claras sobre cómo actuar.
¿En qué se diferencia del plan de emergencias del plan de autoprotección?
Como ya hemos explicado antes, todas las empresas deben tener un plan de emergencias adaptado a sus riesgos, tal como exige la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. El plan de autoprotección, en cambio, es obligatorio en actividades específicas. Tiene una estructura técnica más compleja (definida por la Norma Básica de Autoprotección) e incluye el plan de emergencias como uno de sus capítulos.
De hecho, cuando una empresa está obligada a tener un plan de autoprotección, ese documento sustituye al plan de emergencias, ya que lo contiene dentro de su estructura.
Además, el plan de autoprotección se presenta ante la Administración Pública correspondiente y debe actualizarse periódicamente, aunque no haya cambios, según los plazos establecidos en la normativa autonómica.
¿Cuándo es obligatorio el plan de autoprotección?
Según el Real Decreto 393/2007, están obligadas a elaborar y mantener un plan de autoprotección las actividades recogidas en el Anexo I de la norma. Entre ellas se encuentran:
- Hospitales y centros sanitarios con internamiento
- Centros educativos con gran aforo
- Instalaciones industriales con productos peligrosos
- Espectáculos públicos con asistencia masiva
- Túneles, infraestructuras críticas, parques de atracciones, etc.
¿Y si mi actividad no aparece en el Anexo I?
El artículo 2 del propio RD 393/2007 aclara que:
“Las Administraciones Públicas competentes pueden exigirlo a otras actividades no incluidas en el Anexo I si consideran que existe un riesgo especial o una situación de vulnerabilidad que lo justifique.”
Esto significa que incluso si tu empresa no está expresamente en el listado del Anexo I, una administración (como el Ayuntamiento o Comunidad Autónoma) podría requerirte un plan de autoprotección en función de la actividad, la ubicación o las características del centro.
¿Qué dice la norma UNE-EN ISO 22320 sobre planes de emergencia?
La UNE-EN ISO 22320 es una norma técnica internacional de buenas prácticas para organizar la gestión de emergencias. No es una ley ni es obligatoria, pero sirve como guía para mejorar la preparación, la coordinación y la comunicación. Pone el foco en:
- Roles y responsabilidades claros
- Coordinación entre equipos internos y servicios externos
- Comunicación estructurada en situaciones críticas
- Toma de decisiones basada en información fiable
Muchas organizaciones la adoptan porque se considera buena práctica reconocida, puede aportar valor en auditorías, certificaciones o licitaciones y refuerza la solidez del plan de emergencias más allá del mínimo legal.
¿Quién debe elaborar el plan de emergencias?
La empresa es la responsable final de que el plan exista, esté implantado y actualizado. Lo redacta quien asume la actividad preventiva: el Servicio de Prevención Ajeno (SPA), el servicio propio o mancomunado o el personal designado. En microempresas, el empresario puede asumirlo si cumple los requisitos legales (formación suficiente, sin actividades del Anexo I del RD 39/1997, etc.).
El plan debe ser revisado tras cambios (instalaciones, maquinaria, plantilla, riesgos) o tras una emergencia real.
En definitiva, el plan de emergencias es obligatorio y protege a tu equipo y a tu negocio. Si estás en el Anexo I del RD 393/2007, necesitas plan de autoprotección (con simulacros y revisión periódica).
Y, sobre todo, forma al personal. Un plan solo funciona si todos saben cómo actuar.
